تنظيم مكتب مدير المدرسة

                

     لا يخفى على الجميع أهمية تنظيم مكتب مدير المدرسة حيث أنه يعكس صورة إيجابية أو سلبية عن المدرسة إدارة المدرسة أمام من يزور مكتب المدير ومكاتب المساعدين. 

وحينما يعتني مدير المدرسة بتنظيم مكتبه فإن ذلك يعطي انطباعاً عنه بأنه متميز؛ وعلى حين يظن البعض بأن كثرة الأوراق على مكتب المدير تدل على تميزه وعمله إلا أن هذا الظن خاطئ إذ يعلم الإداريون المتميزون بأن كثرة الأوراق تدل على إهمال هذا المدير وعدم انجازه لأعماله أولاً بأول حيث تتراكم هذه الأوراق لتشكل فيما بعد فوضى رهيبة تربك العمل وتؤخر الإنتاجية حينما يبحث المدير عن ورقة أو خطاب أو تعميم يذكر أنه وضعه مع كومة الأوراق على مكتبه قبل أسبوع أو شهر ولا يجده إذ يتوه بين أتلال الورق التي جمعت لتنظيم العمل –بشرط أن توضع في أماكنها الصحيحة وبشكل مرتب- إلا أن بعض المديرين يتهاون في هذه الأوراق فتصبح يوماً بعد يوم عبئاً عليه.

      ] باربارا همفيل أخصائية في إدارة الأعمال.. تقول: لقد قضيت آلاف الساعات مستشارة تنظيمية مع الناس وأوراقهم ووجدت أن هناك حقيقة واحدة واضحة جدا ألا وهي:
    إن مهارات إدارة الأوراق تعتبر ضرورية للعيش في مجتمعاتنا .. وقامت بتأليف كتاب بعنوان: (ترويض النمر الورقي - تنظيم الأوراق في حياتك)
فباربارا تشبه عملية تفحص كوم من الأوراق بإيقاظ نمر نائم إذ أننا سنكتشف خلال تفحصنا أوراقا تمثل خيبة أمل بالنسبة إلينا أو التزامات أو غموضا .. وكما أن نوم النمر بصورة مؤقتة يخفف عنا ، فإن تجاهل الأوراق يخفف عنا بصورة مؤقتة أيضا . ولكن يظل هناك خوف دائم داخل عقولنا من أن النمر سيفيق من نومه في أي لحظة..
لن تقتصر فائدة تنظيم أوراقك على خلو مكتبك من الفوضى ، بل وستظهر لك كثيرا من الأشياء الجميلة ..
وقد وضعت باربارا أربعة أهداف تكلمت حولها من خلال الكتاب:
1-  إتلاف الأوراق غير الضرورية .
2- تجنب إنتاج أوراق غير ضرورية .
3- تحديد موقع ثابت للأوراق المنتهية .
4- إنشاء نظام استرجاع ورقي سهل.[ 

ولذا فإنه ينبغي لمدير المدرسة العناية بالجوانب التالية أثناء عملية ترتيب مكاتب الإدارة:

أ - على مدير المدرسة تنفيذ ما ورد من تعاميم منظمة للسجلات والملفات.
ب - الترتيب والتنظيم في مكتب مدير المدرسة يساعد على أداء أفضل للعمل .
جـ - الحرص على عدم بقاء أي أوراق ليس هناك حاجة لبقائها في المكتب ، أو انتهى وقتها .
د - السعي إلى نظافة المكتب بشكل مستمر ويومي.
هـ - يجب أن لا تكون صغر مساحة مكتب المدير أو وضع المدرسة المادي عائقاً لبعض المقترحات ، حيث بالإمكان العمل بها بالشكل المناسب .
و- بعض هذه المقترحات يمكن أن تكون عن طريق لوحات تعلق أو ملفات قريبة من متناول يد المدير للرجوع لها عند الحاجة وبسهولة .
ز- الناحية الجمالية والإضاءة المناسبة والتكييف الجيد لها الأثر الواضح في أداء العمل وعلى نفسية الزائر والمراجع وولي الأمر.