مفهوم التفويض:
تحقيق النتائج عن
طريق تفويض الصلاحيات والسلطات للآخرين وتحفيزهم لتنفيذ الأعمال التي هي من صميم
مسؤولياتك بالمستوى المطلوب.
أهداف
التفويض:
1- تخفيف العبء على
مدير الإدارة .
2- إعداد الصف الثاني من المديرين.
3- تحقيق الرضا الوظيفي الموظفين.
4- إتاحة الفرصة للمدير للانشغال
بالأعمال الأهم كالتخطيط والتطوير والقيادة الفكرية والثقافية .
5- تسهيل الإجراءات على المراجعين للإدارة
.
6- تقليل الوقت اللازم لاتخاذ القرار
حيث لايضطر الموظفين ورؤساء الأقسام لانتظار مدير الإدارة أو مدير المنظمة في حل
جميع المشكلات التي تعترضهم.
أسس التفويض الفعال:
1- حدد الشخص المناسب للتفويض.
2- فوض مهام متكاملة.
3- حدد النتائج المتوقعة.
4- حدد وقتاً كافياً.
5- فوض الجيد وغير الجيد كل بحسب طاقاته
وإمكاناته.
6- فوض وتابع عن بعد ثم امنح الثقة.
الأعمال التي ينبغي تفويضها:
1- الأعمال التي تتكرر.
2- القرارات السهلة التي تصنع باستمرار.
3- التفاصيل التي تأخذ وقتاً وجهداً
كبيراً.
4- الأعمال التي لا يميل إليها المدير.
5- الأعمال التي تحتاج لمهارات وقدرات
لا يملكها المدير.
لماذا لا
يقوم المديرون بالتفويض ؟
1- عدم الثقة بالمساعدين والموظفين.
2- عدم فهم المدير لمسؤولياته وسلطاته
الحقيقية.
3- الخوف من منافسة مرؤوسيه له .
4- اعتقاد المدير أن قيام الآخرين
بالأعمال يقلل من أهميته.
5- مساواة النشاط مع الإنتاجية حيث ينظر
إلى كثرة الأعمال والاجتماعات على أنها هي الإنتاجية.
6- الخوف من الظهور بمظهر الكسول.
7- تواكل الآخرين وعدم وجود مبادرات
فعلية من قبل العاملين في الإدارة ( راجع موضوع التحفيز).
توزيع المهام :
هنالك الكثير من الأعمال التي يقوم بها
مدير الإدارة ليس له علاقة بها وإنما هي أعمال أفراد آخرين وحتى تتعرف على أعمال
المدير تعرف بتمعن على الوظائف التابعة لإدارتك ثم تعرف على تصنيف كل وظيفة وبناء
على ذلك كلف الأشخاص المعنيين تكليفاً رسمياً ليقوموا بأعمالهم وفي حالة عدم وجود
بعضهم فتوكل أعمالهم للغير ويسجل ذلك في التكليف الرسمي لكل منهم .
كما يمكنك أن تقوم بتكليف بعض المساعدين
بالقيام ببعض المهام التي تعتبر من صلب عملك لاسيما المرشحين منهم للإدارة أو الذين تتوقع صلاحيتهم للإدارة
مستقبلا حتى يتمكنوا من الإلمام بالخبرات اللازمة للمديرين ، ولا تتخيل أنك تستطيع
إنجاز جميع الأعمال والمهام وحدك ، والسبيل الصحيح لذلك هو أن تحدد المهمة بشكل
واضح ثم تكلف بها الشخص المناسب حسب طاقاته وقدراته تكليفاً رسمياً معلناً ثم تشرف
على عمله عن بعد ثم تقوم بعملية التحفيز وبهذا يمكنك أن تشكل فريقا إيجابيا في
إدارتك .
ممكن نموزج لسجل التفويض
ردحذفممكن نموزج لسجل التفويض
ردحذف